VIES è il sistema dedicato allo scambio di informazioni sul mondo dell’IVA. Si articola come un vero e proprio motore di ricerca – da non confondersi con una banca dati – di cui la Commissione europea è la sola titolare.
Una volta inserito il codice di cui verificare l’autenticità, l’esito della ricerca può essere di due tipi. Il VIES può infatti comunicare informazioni esistenti (ovvero “codice valido“) oppure riportare la non validità del codice, il che apre a diversi scenari possibili.
Il sistema VIES è disponibile in ben 23 lingue, ovvero tutte quelle ufficiali della UE.
VIES: come funziona il motore di ricerca dedicato alle P.IVA
Qualora si riceva una risposta affermativa – il che equivale ad una verifica della veridicità della posizione -, le informazioni sull’IVA verranno visualizzate nel sistema. Se invece il sistema comunica un esito di ricerca non valido significa che la posizione IVA ricercata non è registrata nella banca dati.
Le motivazioni di tale esito possono essere numerose. Ecco alcuni esempi:
- La posizione ricercata non esiste. Se il cliente afferma di avere una P.IVA, ma dalla verifica ciò non traspare, egli può richiedere le autorità fiscali del proprio Paese vengano incaricate dell’opportuna ricerca.
- La P.IVA non è stata attivata per le operazioni intra UE. In questo caso la posizione esiste ma non è pienamente rintracciabile dal sistema.
- Il processo di registrazione non è ancora ultimato (alcuni paesi dell’UE richiedono una registrazione distinta per le operazioni entro i confini della UE);
- I dati sono temporaneamente non disponibili. Talvolta il sistema non risulta accessibile, poichè le banche dati nazionali sono in fase di aggiornamento. Qualora si riceva un messaggio di errore di questo tipo è necessario attendere e poi ritentare la ricerca.
NB. Nel caso in in cui i dati fossero discordanti è necessario ricordare che, per motivi di tutela dei dati personali, le amministrazioni nazionali non forniscono ragione sociale ed indirizzo corrispondenti alla partita IVA ricercata. Il sistema si limita infatti a confermare l’esistenza della ragione sociale e dell’indirizzo associati al codice immesso.
VIES: cosa accade nel caso si riscontrino eventuali inesattezze
La Commissione Europea non si assume responsabilità alcuna della correttezza delle informazioni contenute nel sistema VIES. Questo perché le informazioni sono filtrate da banche dati nazionali, e dunque il processo di verifica della veridicità dei dati esula dalla sua pertinenza. Pertanto la Commissione non ha strumenti per correggere o integrare ulteriori dati a quelli già in possesso; non è nemmeno possibile cancellare una posizione corrispondente ad una P.IVA nazionale.
Una volta eseguita la ricerca tramite il portale VIES, si consiglia di conservare copia della convalida. Questo nell’ipotesi si verificassero controlli fiscali.
Come richiedere ulteriori informazioni
Se non si riescono a trovare le informazioni ricercate tramite il sistema VIES, è opportuno rivolgersi alle autorità nazionali del proprio Paese. In tal modo l’utente avrà modo di:
- confermare la veridicità della P.IVA;
- verificare se la P.IVA sia effettivamente associata ad una ragione sociale e un indirizzo esistenti.
Le modalità per mettersi in contatto con le amministrazioni nazionali variano da un Paese all’altro. Ad esempio alcuni Paesi dell’UE dispongono evoluti di sistemi online; le normative di altri Paesi prevedono che il contatto avvenga mediante telefono, fax o via e-mail.