Fatture e documenti: per quanto tempo vanno conservati? Una guida

In un’epoca di dematerializzazione come la nostra, che senso ha dover tenere alcuni documenti conservati per un certo periodo di tempo al fine di avere traccia dei pagamenti effettuati? Eppure i documenti cartacei per la maggior parte degli uffici della pubblica amministrazione e per le istituzioni tributarie sono ancora indispensabili.

Macro-categorie dei documenti

Per quanto concerne fatture, documenti, scontrini essi possono essere suddivisi in macro-categorie: le bollette delle utenze domestiche, quali acqua, luce, gas, telefono, pay tv costituiscono un primo gruppo, seguito dalle ricevute dei pagamenti, quali il canone di locazione della casa e per le spese condominiali. I contratti sono un altro gruppo di documenti da conservare obbligatoriamente e fra di essi figurano gli atti notarili di compravendita della casa, quelli di donazione della casa, i contratti d’affitto.

Altri documenti da non buttare

Altri documenti, di tipo fiscale e tributario, sono le ricevute dei bonifici effettuati per ottenere le detrazioni fiscali per la casa, le quietanze di pagamento delle tasse sulla casa e quelle per la gestione dei rifiuti; spese di cui tenere traccia tramite documenti cartacei sono le quietanze di pagamento delle rate del mutuo, quelle dell’assicurazione sulla casa, gli scontrini di acquisto di mobili, elettrodomestici, complementi d’arredo, le parcelle di professionisti e quelle di artigiani come idraulici ed elettricisti.

Tempi di conservazione: bollette, ricevute, quietanze

Le bollette delle utenze domestiche vanno conservate per 5 anni dalla scadenza, anche se sarebbe preferibile tenerle per ulteriori 5 anni (considerando che il pagamento del canone Rai andava tenuto per 10 anni); le ricevute di pagamento dell’affitto e delle spese condominiali vanno mantenute per 5 anni mentre i giustificativi delle spese da detrarre per la ristrutturazione con ecobonus e bonus mobili vanno tenuti per 5 anni oltre il periodo di detrazione, spalmabile in 10 anni; le quietanze di pagamento delle tasse sulla casa vanno conservate per 5 anni dall’anno successivo a quello di pagamento, mentre quelle delle rate del mutuo sono da tenere per 10 anni dalla scadenza di ogni rata.

Tempi di conservazione: polizze assicurative, scontrini, fatture dei professionisti

Le ricevute di pagamento delle polizze assicurative vanno conservate per un anno dalla loro scadenza, ma se si vuole ottenere una detrazione su di esse vanno tenute per 5 anni; gli scontrini di acquisto della merce sono legati alla garanzia dell’oggetto acquistato e dunque sono validi per due anni, a meno di ulteriori estensioni (bisogna prestare attenzione a quelli realizzati in carta termica che sbiadiscono velocemente); le fatture dei professionisti ed artigiani devono essere mantenute per tre anni dal termine della prestazione, ma le notule degli architetti e dei tecnici sono legate alle agevolazioni fiscali per i lavori in casa e dunque bisogna conservarle per 5 anni dopo i 10 anni di durata della detrazione.

Tempi di conservazione: atti notarili, titoli di Stato,  ricevute varie

Gli atti notarili ed i contratti di affitto non vanno mai in prescrizione e dunque si devono tenere per tutta la vita; la tassa di circolazione o bollo auto va conservata per 3 anni, gli estratti conto bancari per 10 anni, le cambiali per 3 anni dalla loro scadenza, i titoli di Stato per 5 anni dalla scadenza; le multe pagate con ricevuta sono da tenere per 5 anni, le bollette del cellulare per 10 anni, le ricevute di pensioni ed alberghi per 6 mesi, le rette scolastiche e dei corsi sportivi per 5 anni, le ricevute degli spedizionieri o dei trasportatori per 12 mesi se i trasporti sono in Europa e 18 mesi se fuori dall’Europa.

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